Tips Administrativos
En esta sección podrás encontrar consejos para mejorar en tu negocio y en tu vida diaria.

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Entre las estrategias para enfrentar tiempos difíciles, te quiero compartir esta metodología para aplicar en tu taller.
 
 

En estos últimos días he tenido la oportunidad de platicar con algunos compañeros mecánicos y me han hecho saber que sienten que la situación está complicada, que cada vez hay menos clientes y que ponen muchos peros al momento de cotizarles.

¿Qué se puede hacer cuando hay poco trabajo y tal vez menos dinero? Yo lo que recomiendas que no se tomen decisiones precipitadas, ya que muchas veces en lugar de corregir la situación se hace más grave. Te pongo un caso como ejemplo, un mecánico estaba desesperado porque tenía poco trabajo y sacó una promoción con un paquete de varios servicios (Afinación, frenos, limpieza de motor y lavado de vestiduras) a un precio muy atractivo. La promoción aparentemente funcionó, porque atrajo clientes, pero no dejó dinero, pues al no considerar sus gastos y el costo de lo que estaba haciendo, se endeudó ya que el precio que estaba cobrando por sus servicios no alcanzaba cubrir ni siquiera el costo de operación, es decir, en lugar de ganar con cada carro que atendía perdía dinero.

Es por ello que te quiero compartir una estrategia que te puede servir para tomar mejores acciones. Para ello voy a pedirte que te imagines la fruta PERA para que te sirva de recuerdo de esta estrategia.

La primera letra de pera es la P y nos vamos a referir a ella por la palabra Planeación. Antes de tomar cualquier acción es importante que definamos cuáles son los objetivos a alcanzar, con qué recursos contamos y cuáles van a ser las acciones que vamos a tomar para llevarlas a cabo. Un plan debe considerar todas las fuerzas involucradas y las posibles reacciones de los actores que intervengan en él, por ejemplo, cualquier plan que hagamos en el taller debe considerar como van a reaccionar los trabajadores, los clientes, los proveedores y los competidores. Cuál es el costo de hacerlo y cuál va a ser el beneficio.
Es conveniente hacerlo por escrito lo cual además de darnos amplitud de visión lo transforma en un compromiso ya que hacerlos de palabra generalmente es condenarlos al fracaso.

La segunda letra es la E y se refiere a la Ejecución, es decir, llevar a cabo el plan que ya hicimos. En pocas palabras, ejecutar se refiere a tomar acción y no quedarnos en los buenos deseos. Obviamente, la ejecución debe ser conforme al plan y es llevar a la realidad aquello que hemos visualizado.

La tercera letra es la R y nos invita a la Revisión que debe existir en cualquier actividad para garantizar que se está ejecutando conforme a lo planeado y de acuerdo a los objetivos que se están buscando. Debido a que siempre existen factores que no podemos controlar, es casi imposible que un plan se ejecute de manera perfecta, siempre existirán aunque sea pequeñas desviaciones de lo planeado pero es conveniente que revisemos lo que estamos haciendo y detectemos errores que podremos aprovecharlos para aprender de ellos y mejorar.

De aquí pasamos al cuarto paso el corresponde a la letra A, que a su vez significa Adecuación. La vida es de ciclos, de acciones repetitivas que nos permiten ir aprendiendo de ellas para mejorar. De esta forma, cuando terminemos un proyecto podemos hacer adecuaciones para que la siguiente vez que se repita tenga mejores resultados. En esto consiste la adecuación en hacer las mejoras pertinentes y los ajustes necesarios para que ciclo entre en una mejora continua.
 
  • Etapa y Generalidades
    Planeación Consiste en definir los objetivos a alcanzar, considerando los actores involucrados: Trabajadores, clientes, proveedores, competencia, etc.
    Debe contemplar tiempos, recursos disponibles, acciones concretas y hacerse por escrito.
    Ejecución Tomar las acciones pertinentes, no perdiendo de vista los objetivos, dirigiendo y coordinando los actores y recursos.
    Revisión Durante y después del término, es importante revisar los alcances conforme al plan original, para detectar si se alcanzaran los objetivos o nos estamos desviando
    Adecuación Seguramente encontraremos cosas por mejorar, identificaremos errores cometidos y fuerzas no consideradas en el plan. Aprovechemos eso para modificar el plan original y corregir el rumbo.
 
Ya sea que vayas a realizar una promoción, lanzar un nuevo servicio en tu taller, adquirir un equipo o empezar a trabajar con un cliente nuevo, te recomiendo llevar a cabo esta metodología. El tiempo que le inviertas se verá recompensado. (Ing. Alberto Quiroga, 2017)

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Uno más de la serie de videos de desarrollo empresarial
 
 

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Ing. Alberto Quiroga Venegas

El éxito de tu taller depende de que sepas a dónde dirigirlo y que lo hagas por el mejor camino.

Todos los días hacemos planes, aun sin darnos cuenta. Por ejemplo, cuando pensamos en que vamos a abrir media hora más tarde el taller porque vamos a pasar primero por una refacción, estamos haciendo un plan que involucra tiempos, espacios y materiales. Debemos calcular la ruta para ir a la refaccionaria, visualizar cuánto dinero debemos llevar o si vamos a negociar que nos presten la pieza. Hacemos cálculos mentales de tiempos de traslado y decidimos si nos conviene o no que nuestro taller permanezca cerrado con el riesgo de que un cliente ocasional llegue y se desconcierte al ver que aun no abrimos.

Si bien no está puesto por escrito, en realidad estamos planeando.

Pero qué pasa cuando hablamos de proyectos de mayor importancia, como calcular nuestra capacidad de respuesta ante un cliente que nos pide que le reparemos 20 unidades por semana, o cuando pensamos en adquirir un equipo de alineación para dar un servicio adicional. En ese momento requerimos de planear de una forma más seria y ordenada.

Los planes exitosos tienen la característica de que son capaces de disminuir el riesgo de fallar, porque buscan tomar en cuenta todos los peligros que se pueden presentar y los evitan.

Entre los requisitos para elaborar un plan exitoso, les puedo compartir los siguientes:

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Ing. Alberto Quiroga Venegas


Estar dentro del mismo taller no significa que estamos trabajando en equipo.

 

Leyendo a Peter Drucker, uno de los más grandes consultores empresariales que ha existido, tuve la oportunidad de aprenderle una práctica y reflexionarla para el manejo de los talleres.

 

Drucker insiste y motiva en que todas las reuniones sean productivas y aclara que incluso una plática de trabajo entre dos personas ya es una reunión.

 

Los talleres casi no realizan juntas de trabajo o planeación. Por lo general, se cae en la idea de que eso funciona solamente para las grandes empresas y que las juntas se llevan a cabo alrededor de amplias mesas, con carpetas y tazas de café, proyectando gráficas y más gráficas. Sin embargo, cualquier empresa puede y debe realizar reuniones periódicas para poder comunicarse entre sí acerca de todo lo relacionado con la marcha de la empresa.

 




Yo he sugerido, por ejemplo, que al abrir el taller nos demos unos 10 o 15 minutos para planear el trabajo del día. Muchos abren y comienzan a reparar autos a toda velocidad, solamente para llevarse la sorpresa de que tal vez le invirtieron tiempo a lo que no urgía y descuidaron lo que sí. Una breve junta en la que se expliquen las tareas del día, los detalles importantes y se transmitan decisiones, puede ser la mejor inversión de tiempo pues evita malas interpretaciones.

 

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Todos tenemos 24 horas por día, pero no todos las aprovechamos de igual forma…

 

Ya en pasadas ocasiones hemos escrito en esta sección acerca de la importancia de aprovechar adecuadamente los recursos con los que contamos en el taller y uno de los más caros, escasos y mal aprovechados es el tiempo.

 

El tiempo es caro porque lo pagamos con nuestra propia vida y nadie tiene suficiente dinero para regresar al pasado. Es escaso porque no se puede acumular pues debe ser consumido constantemente y es mal aprovechado porque se tiene la idea errónea de que no cuesta y que siempre lo tendremos a nuestra disposición.

 

¿Qué es lo que podemos hacer para aprovecharlo mejor?

Lo primero que te recomiendo es que tomemos conciencia de que es un recurso escaso y de que es caro, porque así lo valoraremos más y no dejaremos para mañana lo que podemos hacer hoy. Después te recomendaré que utilicemos algunas de las estrategias de los expertos en manejo del tiempo.

 

Comienza por planear. Al abrir tu taller, dedícale 15 minutos a la planeación del trabajo del día y asegúrate que tu personal sepa que es lo que se va a hacer, quién es el responsable y que es prioritario y que puede esperar. Mucho tiempo se pierde por no tener claro un rol de actividades o por hacer las cosas sin orden.

 

Ser ordenado es el siguiente paso. Cuando se tiene cada cosa en su lugar evitamos perder 15 minutos buscando una llave que está quien sabe dónde o limpiando el aceite que se derramó por dejarlo en el paso. El orden abarca nuestras cosas y nuestros hábitos y entonces nuestro tiempo es mejor aprovechado.

 

Quien tiene destrezas y habilidades puede hacer sus actividades mucho más rápido que los demás, por lo que es importante que constantemente nos capacitemos y adiestremos en nuestras tareas, sobre todo en las más comunes. Por ejemplo, quien saber usar adecuadamente el escáner puede ahorrarse minutos o hasta horas frente a quien no sabe manejarlo. De igual forma con diferentes herramientas y equipos, quien las usa correctamente ahorra mucho tiempo.

 

Usar apoyos administrativos también ayuda. Por ejemplo, tener a la mano y bien ordenados los teléfonos de nuestros clientes y proveedores nos evita perder valiosos minutos buscando la tarjeta o el papelito de la persona que queremos contactar. Tener resúmenes de la información importante ahorra por tenerla a la mano.

 

Constantemente hazte la pregunta ¿Qué puedo hacer para realizar mis tareas de mejor forma y en menos tiempo? Un mecánico se respondió a sí mismo que podía evitar ir a cada rato a la refaccionaria si programaba sus compras y aprovechó el servicio a domicilio lo que le ahorraba tiempo de traslado.

 

También es importante no acostumbrarnos a lo urgente dejando de lado lo importante. Hay talleres que siempre están bajo presión, apagando fuegos, pero no se detienen a hacer lo correcto por estar siempre ocupados corrigiendo errores. Muchos talleres no llenan Orden de Servicio (Importante) porque están muy ocupados reparando un carro que al cliente le apura (Urgente). Curiosamente nunca tienen tiempo de llenar la Orden pero siempre tienen tiempo para estar discutiendo con el cliente sobre si ese rayón en la salpicadera se lo hicieron en el taller o el auto ya lo traía.

 

Un mecánico que acudía constantemente con nosotros por asesoría, se justificaba que no asistía a cursos por falta de tiempo, pero siempre encontraba espacio para andar de taller en taller buscando quien le ayudara a reparar autos que por su propia incapacidad no podía arreglar. Quien cuenta con conocimientos tiene una capacidad de respuesta mucho mayor que el que es ignorante.

 

A algunas personas les rinde más el día porque han aprendido a enfocarse en lo necesario y han dejado de lado todo lo que les estorba. Comenzando por el vecino que no tiene nada que hacer y se la pasa jugando dominó en el taller hasta el internet, que con el pretexto de buscar un diagrama nos roba horas y horas, existen muchos distractores que nos van quitando a diario precioso tiempo. Y qué decir de esos pensamientos que no nos llevan a nada pero que constantemente, una y otra vez están en nuestra mente quitándonos espacio para cosas realmente productivas. Si nos deshacemos de todo esto, veremos que incluso no solamente nos queda más tiempo para trabajar, sino incluso para divertirnos y convivir con la familia o amigos.

Nota

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